Word uw eigen secretaresse
Wat is het meest terugkerende probleem van iedere manager? Agendaconflicten. Na afloop van een vergadering, wanneer er door de participanten daadkrachtig naar de persoonlijke agenda’s wordt gegrepen voor het maken van een vervolgafspraak, volstaat het niet meer om iets ouderwets te murmelen als ‘afspraken lopen via mijn secretaresse’. Ook de vergadertijger moet eraan geloven en direct instemmen met één van de suggesties. Vijf tegen één dat het inmiddels al te laat is om de eigen secretaresse te raadplegen, die in Outlook de zakenagenda beheert op haar pc. Want het is al na zessen en zij houdt strak de hand aan haar cao-tijden. Iets prikken in de agenda op de achterlopende handheld-pc heeft ook geen zin. Dan maar op goed geluk gewoon uit het blote hoofd. Natuurlijk gaat het mis, want Hij vergeet de afspraak de volgende morgen aan Haar door te geven. Kortom, tijdens de vervolgafspraak wordt hij gemist. De arme secretaresse weet van niets, verontschuldigt zich en geeft haar vergadertijger geïrriteerd door dat hij opnieuw vergeten is zijn afspraken door te geven. Hij belooft beterschap, wetende dat het vlees zwak is en hij de volgende keer toch weer zwicht onder de sociale druk van zijn gesprekspartners. Als dit het hele verhaal was, dan was het met een kleine beetje discipline aardig in de hand te houden. Maar helaas is het probleem nog iets complexer: zij vergeet regelmatig de wijzigingen in de agenda op tijd aan hem door te mailen en omdat hij ook nog een dag per week een nevenfunctie heeft, is er ook nog een tweede secretaresse in het spel, die haar neus ophaalt voor het synchroniseren van de afspraken die op ‘haar dag’ zijn gemaakt.
Wanneer er verschillende versies van één agenda en verschillende personen in het spel zijn voor afsprakenbeheer helpt alleen een radicale oplossing: terug naar één agenda. Maar dat klinkt makkelijker dan het is: een pure internetagenda zoals bijvoorbeeld jointplanning.com – zeer geschikt voor afsprakenbeheer voor groepen en personen - schiet tekort, omdat deze nog niet snel genoeg ad hoc te benaderen is tijdens een vergadering. Vaak ontbreekt een goed inbelpunt – agendabeheer is voor veel organisaties een sluitpost. Verder ben je zo wel erg afhankelijk van internet - een internetstoring kan dan een kleine ramp zijn. Ook het onderbrengen van ‘gevoelige’ afspraken op internet voelt wat unheimisch. Wat geldt voor een internetagenda, geldt deels voor de agenda van de secretaresse op haar bedrijfs-pc: ook deze is vaak niet in alle standen benaderbaar, hoewel de beveiliging iets beter is. Het veilig online benaderen van elektronische agenda’s is wel te realiseren via een handheld-pc met gsm, hoewel dat soort faciliteiten in de praktijk nog te vaak als een luxe-investering wordt ervaren. Een steeds vaker gekozen, radicale oplossing is die van de nieuwe manager: het volledig afschaffen van alle secretaresses en zelf weer de eigen agenda beheren in de handheld of op papier. De meeste afspraken komen per e-mail tot stand, waardoor er tevens een scherpere schifting heeft plaatsgevonden. Dat wil zeggen: het aantal afspraken neemt sterk af. Vooral dit laatste is een zegen voor drukbezette managers, hoewel het wel het afkicken van een secretaresse-als-statussymbool nodig maakt.
Martijn Hoogeveen is hoogleraar multimedia aan de Open Universiteit Nederland en directeur van TakeitNow.com. Reacties: martijn@takeitnow.com.
Links
- http://www.jointplanning.com/