(zie: http://www.cyber-ventures.com/mmm/ )

door Martijn Hoogeveen

Groupware en workflow management software hebben het theoretisch onderzoek rond CSCW - Computer Supported Collaborative Work - op vaste grond gezet, zo lijkt het. Waar workflow management veelal bedoeld is voor mensen met vastomlijnde en daardoor saaie taken, is groupware ook gericht op de ondersteuning van mensen met ad hoc-taken. Workflow management werkt dus vooral bij vastliggende, bureaucratische werkstromen, bijv. afhandeling van uitkeringsaanvragen bij een verzekeringsmaatschappij. Groupware is veel breder. David Coleman: "Groupware is an umbrella term for the technologies that support person-to-person collaboration. Groupware can be anything from E-mail to Electronic Meeting Systems to workflow." (http://www.collabra.com/articles/overview.htm ). De opsomming van applicaties in de gele gids voor Groupware (http://www.consensus.com/groupware/ ) geeft de breedte goed weer:

• Co-authoring and Shared Writing Tools;
• WWW Tools;
• Sketch Pads and Whiteboards;
• Workflow Systems;
• Message Systems;
• Meeting Room/Support Systems;
• Bulletin Board Systems;
• Conference Systems;
• Hypertext/Hypermedia Groupware;
• Multimedia Groupware;
• Groupware Toolkits.

Ook intranetten worden ten tonele gevoerd als groupware-applicaties (http://www.jacwiley.com.au/compbooks/catalog/07/16373-2.html ).

De term groupware werd voor het eerst gebruikt door Johnson-Lenz e.a. in 1978 en heeft betrekking op ondersteuning van de drie-eenheid, de 3C’s: co-operatie, communicatie & co-ordinatie (http://www.cs.uga.edu/~dennis/report.html ). Meer filosofisch past groupware volgens Dennis & Pandey bij empowerment, plattere organisaties, business re-engeneering en total quality management-concepten (http://www.cs.uga.edu/~dennis/report.html ). Ondertussen houdt zelfs een nieuwe tak van wetenschap - coordination science - zich bezig met theorieën over samenwerken, o.a. aan het beroemde Masachusetts Institute of Technology (http://ccs.mit.edu/QA.html ). Vage onderwerpen lenen zich meestal uitstekend voor zacht onderzoek: videoconferencing en de relatie tot "samen leren" aan de Universiteit van Texas, groupware & organisationeel leren, enz. Natuurlijk, het is helder dat groupware zijn impact heeft op de organisatie en het is goed daar tijdig bij stil te staan. Maar de meeste onderzoeken komen niet verder dan deze notie (http://www.cvm.tamu.edu/~vaph/klemm/ ). En dat terwijl het onderzoek begin jaren ‘90 zo gefocust van start is gegaan met concrete applicaties, zoals gezamenlijke tekenborden. Een grappig voorbeeld hiervan is overigens The Conversation Board, een multi-user tekenbord dat rond ‘92 is ontwikkeld (http://www.crew.umich.edu/~brinck/CSCW92.html ) door Tom Brick. In de eerste onderzoeksjaren dreef CSCW-onderzoek op het romantische idee dat we op afstand in staat zouden zijn iets te doen wat we normaal ook slechts moeizaam kunnen: met meerdere mensen tegelijkertijd goed samenwerken aan één en hetzelfde werkstuk. Het is te optimistisch te denken dat machines ons ooit goed samenwerken kunnen bijbrengen.

Actueel onderzoek wordt uitgevoerd bij BSCW - Basic Support for Cooperative Work - een onderzoeksgroep verbonden aan het Duitse onderzoeksinstituut GMD. BSCW verspreidt gratis groupware-software voor de meeste unix-omgevingen en Windows95 vanaf haar site (http://bscw.gmd.de/ ).

Maar het is niet het onderzoek maar de commercie die CSCW - groupware/workflow - tot een succes heeft gemaakt. Deze eer komt Lotus Notes/cc:mail toe: wereldwijd waren er in 1996 al meer dan 3,3 miljoen gebruikers en 7700 gebruikende bedrijven. Dat is overigens peanuts in vergelijking met de aantallen tekstverwerkers en spreadsheets in omloop. Web-applicaties op Intranetten vormden voor Lotus Notes het begin van een kortstondige neergang die meesterlijk naar omhoog is teruggebogen door met Domino internetuitbreidingen te realiseren en door de overname van Lotus door IBM, waardoor een flink zakelijk verkoopkanaal en voldoende investeringsbudget beschikbaar kwamen. IBM was ondertussen wel zo slim om Lotus buiten de IBM-cultuur te houden om de creativiteit van Lotus niet te verstikken. Domino (http://domino.lotus.com/ ) is het nieuwste webgebaseerde groupware-produkt van Lotus, dat het marktleiderschap moet continueren (zie http://www.techweb.com/se/directlink.cgi?CWK19970210S0037 ). Domino is in feite server-technologie voor het opzetten van webgebaseerde applicaties, dat o.a. modules bevat voor het opzetten van een digitale winkel (Domino.Merchant) en nieuwsbulletins in samenwerking met PointCast (Domino.Broadcast), naast mogelijkheden voor beveiligde toegang tot Notes-databases. De concurrentie is inmiddels ook op gang gekomen. Microsoft schuift Exchange naar voren als groupware-produkt, en Novell Groupwise XTD. Hoewel beide beperkter zijn dan Lotus Notes/Domino met betrekking tot workflow management-toepassingen komt hier snel verbetering in (http://www.cs.uga.edu/~dennis/report.html ). Digital LinkWorks (http://www.digital.com/info/linkworks/)

Minder bekend is Vineyard van Data Fellows uit Finland, The Visual Information Manager for Workgroups (http://www.datafellows.fi/vineyard.htm ). Vineyard heeft diverse prijzen gewonnen: het is het groupwareprodukt van het jaar 1993 - OIVA'93 - en het ontving the Best of Show-prijs bij GroupWare'94 in San Jose, Californië. Vineyard is een groupware contact manager onder Windows, dat de functionaliteit van diverse produkten combineert in één naadloze groepsomgeving: personal information managers, contact managers, relationele databases, mindmapping tools, en email-systemen.

Ondanks al deze ontwikkelingen is workflow management nog steeds geen alledaags verschijnsel op de PC-werkplek. Met een kaarsje moet je binnen een organisatie op zoek naar de toepassingsdomeinen. Generalisten beweren natuurlijk onmiddelijk dat email wijdverbreid is en een perfect workflow tool is. Dat is natuurlijk slechts ten dele waar: het is een tool, maar je spreekt pas over workflow-systemen als er ook een vorm van workflow management is ingebouwd en er duidelijke applicaties opgezet zijn voor het ondersteunen van vastomlijnde infoverwerkende taken.

Groupware/workflow valt als onderwerp op het internet meteen door de mand, omdat het niet onderscheidend is: alles en iedereen houdt zich ermee bezig en alles wordt onder groupware verstaan. Het zegt dus alles, en daardoor niets. Bijna iedere applicatie is er onder te scharen naarmate de definities difuser worden. Eindeloze rijen firma’s bieden groupware en workflow-produkten aan. Een simpele ziel voelt zich zo al snel verloren. Dat gevoel wordt alleen nog maar sterker wanneer je in de usenet-rubriek comp.groupware kijkt: vragen en problemen op een detailnivo waar je zelden iets mee kunt. Logisch dat nieuwsgroepen niet de meest populaire internetapplicatie zijn. Handig is de geposte comp.groupware FAQ van de Universiteit van Ohio (http://www.cis.ohio-state.edu/hypertext/faq/usenet/comp-groupware-faq/top.html ) met informatie over bibliografie en produkten. Pas trouwens op met berichten in nieusgroepen te zetten: adverteerders scannen emailadressen met alle risico’s voor de argeloze email-gebruiker.

Tja, als een term zo weinig onderscheidend vermogen heeft als groupware, dan is het feitelijk niet meer dan een feature die als buzz word geen lang leven beschoren kan zijn. Zodra computers kunnen samenwerken via een internet of intranet, met elkaar kunnen praten, zal niemand er nog van horen. Een stap naar het uitzaaien van groupware is gemaakt met het internet-compatibel maken van de meeste standaard werkplekprogramma’s: zowel Microsoft als Corel/WordPerfect hebben hun office suites internetgeschikt gemaakt. Dat is verstandig omdat het ad hoc samenwerken vergemakkelijkt wanneer we documenten goed kunnen uitwisselen en op het Web kunnen zetten. Overigens blijft het nog steeds verstandig om ook zonder tools beter met elkaar te leren samenwerken - op cursus of desnoods in therapie - want daarmee valt veruit de grootste winst te behalen.